Matrice de Priorisation – Lean Service

Dans les services, les bureaux d’études ou plus généralement dans la gestion de projet, les products owners sont tous confrontés au même problème : comment prioriser les tâches et comment gérer l’équilibre entre la charge et la capacité.

Dans la série sur le Lean service : « Back to basics » je vous propose de découvrir la matrice de priorisation, simple et efficace.

La première matrice que nous allons aborder est celle que nous utiliserons le plus lors de l’amélioration continue. Elle se décompose en deux axes :

• Pour l’axe vertical, l’idée va être de trier toutes les tâches à faire, les sujets à développer, des plus compliqués (chronophage, coût élevé, gros volume de RH nécessaire…) aux plus simples.
• Pour l’axe horizontal, on trie par importance, que ce soit pour le client ou pour l’entreprise.

Pour y voir plus clair, on obtient ainsi une matrice que l’on découpe en 4 :

• Ce qui est important et simple, on le fait tout de suite
• Ce qui est important et complexe, doit être a minima commencé
• Ce qui est moins impactant et simple, on le fait dès qu’on peut
• Ce qui est peu important et compliqué, ne doit pas être fait (à part si sont importance change)

À l’origine utilisée par le président américain Eisenhower, cette matrice comportait les 2 axes URGENCE et IMPORTANCE.

Elle permettait, en cas de guerre de savoir quelles tâches devaient être réalisées immédiatement, planifiées en s’y tenant, renégociées, voire carrément éliminées.

A l’époque, tout ce qui était important et urgent (priorité 1000) était fait directement par Eisenhower, sans aucune délégation ! En revanche, ce qui était urgent et pas important, était délégué. Ce qui était pas urgent et important, ça il le planifiait et négociait les délais (il était également possible que ce soit délégué). Enfin, tout ce qui était de priorité 1, il négociait les délais et on explique patiemment qu’on ne le fera jamais (du moins jusqu’au moment où sa priorité change) !

Notez bien que l’importance et l’urgence sont des facteurs qui peuvent variés.

Cette matrice apporte la notion d’urgence, qui aujourd’hui dans l’industrie n’est pas la bienvenue. Néanmoins, il est important de comprendre d’où viennent les outils qu’on utilise !

Aujourd’hui, on utilise la variante suivante: la matrice « Effort à fournir » / « Valeur apportée par la tâche« 

À gauche, on place toutes les tâches pas encore priorisées et à droite, celles qui le sont :

Là aussi, ce qui apporte beaucoup de valeur sera réalisé immédiatement ou soigneusement planifié alors que ce qui en apporte peu sera reporté voir abandonné.

Voici ci-dessous, dans un service de développement, une matrice Eisenhower (Urgence/Importance) un peu adaptée :

Chaque case de la matrice d’origine a été redécomposée en 4, pour plus de finesse dans la priorisation.

L’équipe qui a réalisé cette matrice s’est permise d’identifier par des couleurs la complexité de la tâche afin de mieux visualiser et répartir la charge pour les développeurs

Vous noterez aussi, dans la colonne de gauche, le BackLog dont les tâches seront priorisées lors d’un rituel hebdomadaire.

Le BackLog priorisé n’est pas visible ici car les tâches sont directement affichées dans le tableau de pilotage de la charge et la capacité.