La Supervision Active : redéfinir le rôle du superviseur
– Juillet 2023
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La supervision active est une méthode de réorganisation des rôles et des responsabilités des superviseurs. Cette organisation de management permet de visualiser concrètement les performances. La supervision active s’intègre parfaitement dans la méthodologie de management Lean, puisqu’elle cherche à intégrer chaque acteur de l’entreprise, à tout niveau, à l’effort collectif vers une amélioration continue. En d’autres termes, et comme son nom l’indique, cette méthode permet de rendre au superviseur sa capacité à agir.
Qu’est-ce que la supervision active
La supervision active a pour but de redéfinir le rôle des différents superviseurs d’une entreprise. Son but est de permettre aux encadrants de visualiser rapidement et concrètement les performances, et d’avoir une vision globale des opérations.
La supervision active va alors s’articuler autour de plusieurs points :
- Rendre visibles les flux
- Mettre en évidence les capacités, qu’elles soient matérielles, financières ou humaines
- Mettre en évidence la charge
- Trouver les écarts entre charges et capacités
- Mesurer et piloter les performances
- Éviter la perte de temps dans des procédés non-créateurs de valeur
La supervision active va alors chercher à redéfinir le rôle du manager ou chef de service, en le déchargeant de son rôle de pompier. Un manager pompier va constamment chercher à répondre à des urgences de manière rapide, et donc apporter des solutions au court terme. Cette démarche réduit sa possibilité d’atteindre des performances pérennes. En d’autres termes, il ne travaille pas à apporter de la valeur ajoutée.
Plus encore, la supervision active est une méthode de management qui place le manager aux côtés de ses collaborateurs. Il aide, il est pro-actif, et non passif. Il s’agit alors de créer une relation de proximité entre les différents acteurs de l’entreprise, de manière à favoriser une bonne coopération par l’entraide. L’objectif n’est pas seulement de mesurer la performance, c’est surtout mettre en évidence les opportunités de progrès et les réaliser !
Cette philosophie du management s’intègre parfaitement dans le Lean, puisque le Lean est une méthode qui vise l’élimination du gaspillage, dans une démarche d’amélioration continue. Pour cela, elle nécessite que chaque individu de l’organisation soit impliqué dans la démarche. La supervision active participe donc à la fois à cette élimination du gaspillage, puisque le manager est déchargé de ses tâches sans création de valeur, mais permet aussi de l’impliquer activement dans l’amélioration continue de l’entreprise.
Comment mettre en place une supervision active ?
Le superviseur doit alors mettre en place des indicateurs de pilotage. Il s’agit de suivis en temps réel, de données sur lesquelles on doit pouvoir agir. Des indicateurs de résultats, à l’inverse, ne permettent pas une action immédiate, car ils resteront inchangés quoi qu’il arrive.
Ce sont ces indicateurs de pilotage qui vont rendre la supervision active, et non passive, car le superviseur va constamment chercher à visualiser la tendance pour détecter d’éventuels problèmes, et à les corriger. Il ne va pas attendre qu’ils apparaissent à travers des indicateurs de résultats sur lesquels il faudra se justifier. Il faudra donc standardiser de manière visuelle ces indicateurs de pilotage, par exemple à l’aider d’un tableau clairement affiché.
Une autre option consiste à digitaliser ces standards visuels, plutôt que d’utiliser un tableau. L’avantage du numérique sera alors de consolider automatiquement les indicateurs, et donc d’accélérer la prise de décisions.
Il faut toutefois nuancer, et noter quelques inconvénients à cette méthode, et notamment qu’elle est plus énergivore, puisque pour une bonne visualisation, un écran de grande taille et de bonne qualité sera plus souhaitable. La mise en veille de l’écran peut également constituer un frein à la disponibilité à tout instant de l’information. À noter également que pour être bien réalisée, cette numérisation de l’information doit s’appuyer sur une maquette réalisée sur un tableau, qui peut souvent se suffire à elle-même. Finalement, le numérique plaira particulièrement aux amateurs de tech et de management 2.0.
Lorsque les indicateurs de pilotage ont mis en évidence des problèmes, il faut mettre en place un plan d’action, là encore de manière visuelle. Ils vont prendre place à trois niveaux :
- Au niveau du service : de manière très concrète, en répondant aux questions qui, quand, quoi, comment ?
- Au niveau de l’entreprise : piloter les flux pour éviter tout blocage d’activité
- Au niveau stratégique : gérer le déploiement des projets sur le long terme
Pourquoi intégrer une supervision active ?
De nombreuses entreprises font face à des obstacles internes qui les empêchent d’améliorer leurs performances. Ces problématiques sont d’ordre structurel, puisqu’elles sont directement liées à l’encadrement de l’organisation.
Ainsi, chez Ex’Up Consulting, en tant que spécialiste de l’accompagnement d’entreprise en méthodologies Lean et Six Sigma, nous constatons chez de nombreux clients :
- Des indicateurs non partagés, non suivis ou incompris
- Un manque d’implication des équipes qui doivent se justifier
- Des solutions aux problématiques à court terme sans réflexion à long terme.
- Des superviseurs cantonnés à un rôle de pompier : réagir à des urgences, des remplacements…
- Des problèmes de communication et de coopération entre les services
- Des rôles mal définis et mal structurés au sein de l’organisation hiérarchique
Toutes ces problématiques vont impacter directement les performances de l’entreprise. Les superviseurs ne sont pas en mesure de travailler à créer de la valeur pour le produit ou le service de l’entreprise. Cela va directement agir sur la qualité du produit ou du service, mais également sur les délais, les coûts, et l’environnement social.
La supervision active permet donc de redéfinir le rôle des superviseurs au sein du service, du flux ou des projets.
De plus, en permettant de visualiser les flux, la supervision active s’avère particulièrement utile aux entreprises de services. En effet, les entreprises de services, par définition, ne peuvent pas visualiser leur produit, puisqu’il peut s’agir d’information, de conseil, d’administration, de numérique… La supervision active permet alors de rendre ces flux visibles.
La supervision active permet donc d’impliquer le superviseur dans la création de valeur de l’entreprise, et donc de rendre l’entreprise performante.